英語のビジネスメール|書き出し・結び|そのまま使えるテンプレ集

香坂翠
香坂翠

英語のビジネスメールを書くときに、「どうやって書きだしたらいいかわからない。」「結びの言葉をどうしていいか分からない。」と困ってしまったことはありませんか?

この記事では、書き出し・結びの言葉としてそのままつかえるテンプレを集めてみました。

英語のビジネスメール|書き出し・結び|そのまま使えるテンプレ集

ビジネスメールはルールが決まっているので超簡単!

ビジネスメールを書くためには、難しい英語を使いこなす必要がある?

そんなことはありません。日本語のビジネスメールと同じように基本的なルールがあり、それに則って書けばいいだけなのです。

この記事では、その基本の「き」となる”書き出し”と”結び”に絞って、そのまま使える便利なテンプレフレーズを紹介します。

英語のビジネスメールの書き出しテンプレ

ビジネスメールの書き出しの例文を紹介します。

Dear Mr.Steely Dan,                …宛名

My name is Midori Kosaka, from Aja corporation. …自己紹介

たったこれだけでOKです。

各項目について、様々なバリエーションを含めて説明していきます。

余談ですが、Steely Danは私の大好きなバンドです。音楽を聴いてリラックスしながら記事の続きをお楽しみください。

そのまま使える”宛名”のテンプレ

そのまま使える!宛名の書き方
  • Dear Mr. <first name>/<family name>,  フォーマルな関係の男性宛て
  • Dear Ms. <first name>/<family name>,  フォーマルな関係の女性宛て
  • Hello <first name>,            比較的カジュアルな関係の人へ

書き出しの最初にくるのは宛名です。第一印象を決める大事な一文ですが、決まり文句があるので怖がる必要はありません。

迷ったらとりあえず Dear 〇〇にしておきましょう!そうすれば失礼にあたることはないのでOKです。

ただし気を付けていただきたいのは、女性の敬称(Ms. , Miss , Mrs.)です。これは”Ms“以外は使わないようにしましょう。もちろん結婚している相手にMrs.を使い、独身の相手にMissを使うこと自体は問題ないのですが、間違えてしまうリスクが非常に高いのです

リスクは高いのに、わざわざMiss, Mrs.を使ってもメリットはほとんどありません。なので、どんな女性に対してもMs.を使うように習慣づけておきましょう!

また、ビジネスの相手であっても、何度か会って関係が築けているのであれば、Hello~を使っても問題ありません。カジュアルに接することにより、親近感を持ってもらえるメリットもありますので、頃合いを見計らってHello~で挨拶してみましょう。

ただし、固い業界では受け入れられない可能性もありますので、TPOをわきまえてご使用ください。

そのまま使える”自己紹介”のテンプレ

そのまま使える自己紹介の書き方
  • My name is 〇〇, from <company name>.
  • My name is 〇〇, I work for <company name>.
  • My name is 〇〇, director of the department of engineering for <company name>

初めてメールを送る相手には、とりあえず名乗りましょう。そして、自分の所属を説明します。込み入った話をする場合は3つ目の例のように、自分の役職まで名乗っておくのが良いです。役職によって、相手の対応も変わってくるためです。

ちなみに、各役職は英語で以下のように言います。もし英語の名刺を持っているのであれば、役職は合わせておいたほうが、相手に誤解を与えづらいので良いです。

会長Chairperson
副会長Vice Chairperson
代表取締役Representative Director
社長President
副社長Executive Vice President 
専務取締役Executive Managing Director
常務取締役Managing Director
本部長General Manager
部長Sales Manager(営業部長), Administrative Manager(総務部長),
Financial Director(財務部長), technical director(技術部長)
副部長Vice Manager
課長Section Chief / Section Head
課長代理Assistant Section Chief / Deputy Manager 
係長Section Head / Unit Head / Section Chief / Deputy manager
主任Supervisor / Chief / Head / Assistant Manager
役職対応表
参考:https://alugo.net/blog/business-english/business-english-position-list
香坂翠
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ビジネスメールの書き出しでは、とりあえず宛名と自己紹介があれば大丈夫!もし初めてメールを送る相手でなければ、書き出しに自己紹介は不要です。その代わり結びに自分の名前を入れるのをお忘れなく!

英語ビジネスメールの結びの書き方

英語ビジネスメールの結びの例文を紹介します。

Best regards,

Midori Kosaka  …(自分の名前)

単にメールを終えるだけであれば結びはこれだけで十分です。

ただ、場面によっては書き分けたほうが良い場合もあるので、場面に応じた結びのテンプレを紹介します。

面識の無い相手や相手のほうが立場が上の場合の丁寧な結び

  • Sincerely yours,
    <自分の名前>

Sincerely yoursは非常に丁寧な表現です。日本語では”敬具”にあたります。これを使っておいて失礼にあたることはないので、面識の無い相手や相手の立場が上の場合に使いましょう。最も失敗がない無難な表現です。

ある程度関係性ができている相手への結び

  • Best regards,
    <自分の名前>
  • Many thanks,
    <自分の名前>

regardsは「心遣い」あるいは「敬意」という意味です。なのでBest regardsを直訳すると「最高の敬意(心遣い)を込めて」となります。かなり丁寧な表現になるので、社外に対しても問題なく使用することができます。

Many thanksも少しカジュアルな印象を受けますが、ビジネスで使っても問題ありません。日本語で言えば「感謝いたします」のような意味になります。

「よろしくお願いします」と言いたい場合

  • I’m looking forward to hearing from you.
  • Thank you for your continued support.

日本語のビジネスメールで良く用いられる「よろしくお願いします」を使わないと、落ち着かないという方は多いはず。英語のビジネスメールでは毎回よろしくお願いする必要はないのですが、どうしても使いたい場合は、メールの趣旨にあった英語で代用しましょう。

「I’m looking forward to hearing from you.」…ご連絡お待ちしております

「Thank you for your continued support.」…いつもありがとうございます

などの表現を使うことができます。

Thanks in advance”に注意

Thanks in advanceは直訳すると「(前もって)よろしくお願いします」という意味になり、相手に有無を言わせず強要するようなニュアンスが含まれます。人によっては少々に不快に感じることがあるようです。

使うこと自体がNGということではないのですが、リスク回避のため大事な相手に使うのは辞めておいたほうがよさそうです。

まとめ 英語のビジネスメール|書き出し・結び|は簡単!

いかがだったでしょうか?

香坂翠
香坂翠

いかがだったでしょうか?

こんな簡単でいいの?と拍子抜けしてしまった方もいるかもしれませんが、これで良いのです。

大抵の人にとって、英語を使う目的はコミュニケーションであって、難しい英語を使いこなすことではないはずです。

それでも、もっと詳しく勉強したい。ネイティブさながらのメールを書きたいという方は、以下の書籍がおすすめです。

英文ビジネスEメール 実例・表現1200 [改訂版]

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