英語のビジネスメールを書くときに、「どうやって書きだしたらいいかわからない。」「結びの言葉をどうしていいか分からない。」と困ってしまったことはありませんか？
この記事では、書き出し・結びの言葉としてそのままつかえるテンプレを集めてみました。
英語のビジネスメール｜書き出し・結び｜そのまま使えるテンプレ集
ビジネスメールはルールが決まっているので超簡単！
ビジネスメールを書くためには、難しい英語を使いこなす必要がある？
そんなことはありません。日本語のビジネスメールと同じように基本的なルールがあり、それに則って書けばいいだけなのです。
この記事では、その基本の「き」となる”書き出し”と”結び”に絞って、そのまま使える便利なテンプレフレーズを紹介します。
英語のビジネスメールの書き出しテンプレ
ビジネスメールの書き出しの例文を紹介します。
Dear Mr.Steely Dan, …宛名
My name is Midori Kosaka, from Aja corporation. …自己紹介
たったこれだけでＯＫです。
各項目について、様々なバリエーションを含めて説明していきます。
余談ですが、Steely Danは私の大好きなバンドです。音楽を聴いてリラックスしながら記事の続きをお楽しみください。
そのまま使える”宛名”のテンプレ
書き出しの最初にくるのは宛名です。第一印象を決める大事な一文ですが、決まり文句があるので怖がる必要はありません。
迷ったらとりあえず Dear 〇〇にしておきましょう！そうすれば失礼にあたることはないのでOKです。
ただし気を付けていただきたいのは、女性の敬称(Ms. , Miss , Mrs.)です。これは”Ms“以外は使わないようにしましょう。もちろん結婚している相手にMrs.を使い、独身の相手にMissを使うこと自体は問題ないのですが、間違えてしまうリスクが非常に高いのです。
リスクは高いのに、わざわざMiss, Mrs.を使ってもメリットはほとんどありません。なので、どんな女性に対してもMs.を使うように習慣づけておきましょう！
また、ビジネスの相手であっても、何度か会って関係が築けているのであれば、Hello~を使っても問題ありません。カジュアルに接することにより、親近感を持ってもらえるメリットもありますので、頃合いを見計らってHello～で挨拶してみましょう。
ただし、固い業界では受け入れられない可能性もありますので、TPOをわきまえてご使用ください。
そのまま使える”自己紹介”のテンプレ
初めてメールを送る相手には、とりあえず名乗りましょう。そして、自分の所属を説明します。込み入った話をする場合は3つ目の例のように、自分の役職まで名乗っておくのが良いです。役職によって、相手の対応も変わってくるためです。
ちなみに、各役職は英語で以下のように言います。もし英語の名刺を持っているのであれば、役職は合わせておいたほうが、相手に誤解を与えづらいので良いです。
| 会長 | Chairperson |
| 副会長 | Vice Chairperson |
| 代表取締役 | Representative Director |
| 社長 | President |
| 副社長 | Executive Vice President |
| 専務取締役 | Executive Managing Director |
| 常務取締役 | Managing Director |
| 本部長 | General Manager |
| 部長 | Sales Manager(営業部長), Administrative Manager(総務部長), Financial Director(財務部長), technical director(技術部長) |
| 副部長 | Vice Manager |
| 課長 | Section Chief / Section Head |
| 課長代理 | Assistant Section Chief / Deputy Manager |
| 係長 | Section Head / Unit Head / Section Chief / Deputy manager |
| 主任 | Supervisor / Chief / Head / Assistant Manager |
参考：https://alugo.net/blog/business-english/business-english-position-list
ビジネスメールの書き出しでは、とりあえず宛名と自己紹介があれば大丈夫！もし初めてメールを送る相手でなければ、書き出しに自己紹介は不要です。その代わり結びに自分の名前を入れるのをお忘れなく！
英語ビジネスメールの結びの書き方
英語ビジネスメールの結びの例文を紹介します。
Best regards,
Midori Kosaka …(自分の名前)
単にメールを終えるだけであれば結びはこれだけで十分です。
ただ、場面によっては書き分けたほうが良い場合もあるので、場面に応じた結びのテンプレを紹介します。
面識の無い相手や相手のほうが立場が上の場合の丁寧な結び
Sincerely yoursは非常に丁寧な表現です。日本語では”敬具”にあたります。これを使っておいて失礼にあたることはないので、面識の無い相手や相手の立場が上の場合に使いましょう。最も失敗がない無難な表現です。
ある程度関係性ができている相手への結び
regardsは「心遣い」あるいは「敬意」という意味です。なのでBest regardsを直訳すると「最高の敬意(心遣い)を込めて」となります。かなり丁寧な表現になるので、社外に対しても問題なく使用することができます。
Many thanksも少しカジュアルな印象を受けますが、ビジネスで使っても問題ありません。日本語で言えば「感謝いたします」のような意味になります。
「よろしくお願いします」と言いたい場合
日本語のビジネスメールで良く用いられる「よろしくお願いします」を使わないと、落ち着かないという方は多いはず。英語のビジネスメールでは毎回よろしくお願いする必要はないのですが、どうしても使いたい場合は、メールの趣旨にあった英語で代用しましょう。
「I’m looking forward to hearing from you.」…ご連絡お待ちしております
「Thank you for your continued support.」…いつもありがとうございます
などの表現を使うことができます。
まとめ 英語のビジネスメール｜書き出し・結び｜は簡単！
いかがだったでしょうか？
いかがだったでしょうか？
こんな簡単でいいの？と拍子抜けしてしまった方もいるかもしれませんが、これで良いのです。
大抵の人にとって、英語を使う目的はコミュニケーションであって、難しい英語を使いこなすことではないはずです。
それでも、もっと詳しく勉強したい。ネイティブさながらのメールを書きたいという方は、以下の書籍がおすすめです。
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